Площадка для выпускного вечера: комплексный подход к выбору заведения
От правильного выбора площадки для выпускного вечера зачастую зависит до 50% успеха всего торжества!
Думаете, мы преувеличиваем?! Уверяем вас, невкусная еда, хамоватый персонал, неухоженная площадка и отсутствие комфортных условий способны исполнить любой праздник! Даже профессиональный ведущий, насыщенная программа вечера и множество артистов не смогут спасти ситуацию!
Вот почему так важно тщательно изучить каждую из понравившихся площадок и узнать все нюансы организации праздничного банкета. О типах банкетных площадок, их особенностях и преимуществах мы уже рассказывали вам в статье «Площадка для проведения выпускного бала: как сделать правильный выбор?»
Теперь предлагаем вам узнать, как сделать отбор событийных площадок и ресторанов для выпускного вечера более осознанным и основательным!
Итак, если вы уже составили первичный список ресторанных комплексов и загородных площадок, которые отлично подойдут для вашего выпускного вечера, обязательно освободите время для непосредственной поездки на площадку и личной встречи с менеджером. Увидев площадку своими глазами, вы сможете понять, насколько она соответствует вашим ожиданиям и своему позиционированию в медиапространстве!
В первую очередь, стоит поговорить с менеджером ресторана и задать ему ряд уточняющих вопросов:
- Какая средняя стоимость банкетного меню на одного человека? Из чего она формируется (количество блюд, безалкогольных и алкогольных напитков)? Есть ли дополнительная плата за аренду зала? Входит ли в стоимость этой аренды текстиль (скатерти, салфетки, чехлы на стулья)?
- Можно ли осуществить закуп алкоголя самостоятельно? На каких условиях это возможно (полностью или частично)? Если ресторан разрешает привоз своего алкоголя, вводит ли он пробковый сбор? Если вы планируете подавать на выпускном вечере десерт (например, торт или фрукты), стоит уточнить возможность их самостоятельного привоза. Также важно понимать, есть ли на площадке свободный холодильник для их хранения.
- Если вы планируете welcome-зону с фуршетным столом, уточните возможность привлечения сторонних подрядчиков и узнайте стоимость такого же фуршета у ресторана. При привлечении сторонних подрядчиков важно понимать, предоставит ли ресторан бесплатные столы и скатерти для сервировки.
- Оформляется ли договор на организацию праздничного банкета? Как осуществляется его оплата (полная, частичная предоплата или постоплата)?
- Сколько часов отводится на проведение банкета? С какого времени подрядчики могут приезжать на площадку для её оформления, установки аппаратуры?
- Как осуществляется расстановка столов в зале, как они сервируются, какие скатерти расстилаются? Какое количество человек помещается за одним столом?
- Есть на территории ресторана или событийной площадки гардероб или гримёрная? Не забывайте, что некоторым подрядчикам (ведущему, артистам) может понадобиться место для переодевания, хранения вещей, аппаратуры, реквизита и т.п.
- Какие варианты меню предлагает ресторан? На каком типе кухни специализируется?
- Есть ли в банкетном зале сцена, определённая аппаратура для диджея, организации выступления музыкантов (если вы планируете украсить вечер живой музыкой)?
- Какие ограничения действуют на территории событийной площадки или ресторанного комплекса? Например, некоторые заведения запрещают использование пиротехники, конфетти, хлопушек или запуск салюта. Необходимо понимать, с какими ограничениями вы можете столкнуться.
После разговора с менеджером заведения, стоит отправиться на личный осмотр площадки и обратить внимание на следующие аспекты:
- Территориальное расположение ресторана или событийной площадки. Обратите внимание на удобство подъезда к выбранной площадке разных видов транспорта (автобуса, автомобиля), наличие парковки (только не забудьте уточнить, берётся ли дополнительная плата за её использование). Советуем также обратить внимание на удалённость самого банкетного зала от дорожной полосы. Вы же не хотите весь вечер слышать звуки проезжающих мимо автомобилей и дышать выхлопными газами?!
- Чистота и удобство туалетных комнат. Немаловажный аспект событийной площадки или ресторана. Очень важно, чтобы туалетные комнаты находились на том же этаже, что и зал, или в шаговой доступности от него. Туалеты должны быть достаточно удобными, чтобы выпускницы в вечерних платьях не испытывали дискомфорта. В туалетах не должно быть неприятного запаха или грязи, каждая кабинка была укомплектована необходимыми атрибутами (бумага, салфетки, мыло и т.п.). Кроме того, в туалетных комнатах не должно быть накурено.
- Наличие танцпола. Выпускной вечер невозможно представить без зажигательных танцев! Обязательно убедитесь, что в зале есть достаточное количество свободного места! Уточните, насколько далеко от танцевальной площадки будут стоять столы (танцующие и сидящие за столами не должны мешать друг другу!), где будет расположено оборудование диджея. Если вы планируете приглашать музыкальную группу, уточните у менеджера ресторана наличие сцены или пространства для выставления аппаратуры.
- Система кондиционирования помещения. В течение празднования выпускного вечера всем присутствующим не раз станет жарко или душно, поэтому помещение должно хорошо вентилироваться или охлаждаться принудительно при помощи кондиционера. Обратите на это особое внимание! Кроме того, проверьте качество системы освещения банкетного зала. Уточните, есть ли возможность приглушить освещение, если к вечеру захочется создать непринуждённую и комфортную для танцев атмосферу.
- Чистота и ухоженность прилегающей территории. Прилежащая территория должна быть опрятной и приспособленной для проведения мероприятия. Аккуратные дорожки и ровный асфальт, наличие урн и курительных зон (не забывайте, что среди родителей и педагогов могут быть курящие люди!), подстриженные клумбы и кустарники. Вокруг ресторана или событийной площадки не должно быть никого мусора. Держите в голове идею о том, что внимательность персонала к своему заведению свидетельствует и об их внимательности к вам!
Маленький «лайфхак»: перед окончательным бронированием ресторана, соберитесь небольшой группой из представителей родительского комитета и инициативных выпускников и посетите ресторан в качестве обычных гостей. В течение вечера вы сможете оценить качество блюд, уровень обслуживания и общую атмосферу в заведении. Так вы окончательно развеете любые сомнения и точно сделаете правильный выбор!
