Организация выпускного вечера. Выбор подрядчика
Организация выпускного вечера – это тяжёлый и очень ответственный труд, который ложится на плечи родительского комитета и инициативных выпускников. С такой задачей очень сложно справиться без профессиональной помощи, даже таким большим составом!
В связи с этим многие прибегают к помощи организаторов событийных мероприятий и праздничных агентств. Профессиональная помощь позволяет существенно сэкономить время, деньги и нервы, если подойти к ней с умом и сделать правильный выбор подрядчика!
Поиск подходящего организатора – важнейший и первостепенный этап подготовки к выпускному вечеру! При выборе конкретного специалиста нужно принять во внимание большое количество факторов, которые позволять найти настоящего профессионала и уберечься от негативных последствий.
Как понять, кому действительно можно доверить организацию столь значимого и прекрасного события? Хотим поделиться с вами основными критериями выбора организатора для выпускного бала:
- Портфолио организатора. Выбор подходящего подрядчика стоит начать с изучения его сайта и профессионального портфолио. Кроме перечня оказываемых услуг и прейскуранта на информационных страницах праздничных агентств и организаторов обязательно должны быть отчёты с прошедших мероприятий. Ориентируясь на эти данные, вы сможете отфильтровать непрофессионалов или неподходящих вам специалистов уже на первом этапе! Просматривая портфолио, можно сделать выводы, в каком стиле и с какими бюджетами работает агентство, совпадает ли ваше видение выпускных вечеров. Безусловно, для каждого заказчика составляется индивидуальный сценарий мероприятия, но есть агентства с узкой специализацией (например, камерные праздники и т.п.). Если такой подход не для вас, лучше сразу отказаться от этого подрядчика. Кроме того, в отчётах довольно часто указываются основные специалисты, задействованные том или ином мероприятии. Просматривая отчёты с выпускных вечеров, советуем обратить особое внимание на список подрядчиков, с которыми сотрудничает агентство или организатор. Высока вероятность, что именно эти люди будут работать над созданием вашего выпускного вечера.
- Условия сотрудничества. После просмотра портфолио и первичного отбора кандидата, необходимо сформировать чёткое представление об услугах праздничного агентства или организатора. Дело в том, что услуги могут предоставляться в двух разных формах: организация выпускного вечере «под ключ» или координация дня торжества. Хотим привлечь ваше внимание к тому, что это две совершенно разные сферы деятельности! В первом случае, конкретный специалист или агентство берут на себя все этапы подготовки выпускного вечера: поиск площадки, подрядчиков, составления концепции вечера и т.п. Вам остаётся лишь согласовывать с ним предложенные варианты и вносить корректировки по своему усмотрению. Во втором случает, координатор будет осуществлять контроль работы подрядчиков и тайминга непосредственно в день выпускного вечера, обеспечивая слаженность действий, отсутствие форс-мажорных ситуаций и высокий уровень торжества. При составлении договора стоит обратить чёткое внимание на перечень оказываемых агентством или организатором услуг, зоны ответственности и сроки исполнения задач. В противном случае вы просто не сможете повлиять на исполнителя, если он подведёт вас или ваше видение его профессиональных компетенций не совпадёт.
- Отзывы. Реальный опыт других выпускников и их родителей поможет уберечь себя от множества ошибок и ненужного стресса в процессе организации выпускного вечера. Так что не ленитесь и обязательно поищите отзывы о понравившемся агентстве или организаторе. Причём не стоит ограничиваться только официальным сайтом подрядчика! Воспользуйтесь сторонними ресурсами: социальными сетями, специализированными форумами вашего города. Вы же понимаете, что на сайте специалиста вряд ли найдутся отрицательные отзывы?! Кроме того, положительные отзывы тоже могут нести в себе разную информационную ценность. Развёрнутые отзывы с большим количеством деталей помогут понять, как выстраивается работа агентства или организатора с заказчиком, на что профессионал ставит акценты при подготовке выпускного бала и т.п.
- Наличие официального договора с печатью юридического лица. Праздничные агентства и организаторы с хорошей репутацией, большим опытом и высоким уровнем профессионализма практически всегда работают официально и оплачивают налоги. Наличие юридического лица даёт заказчику определённую гарантия качества работы и надёжности подрядчика! Выпускной вечер предполагает существенные финансовые затраты и может длиться в течение полугода, поэтому вы должны быть уверены, что выбранное агентство – не очередная компания-«однодневка», которая прекратит коммуникацию с вами после получения первых денежных средств.
- Профессиональное отношение и грамотное построение диалога. Когда представители родительского комитета, выпускники и организаторы становятся настоящими союзниками или даже добрыми друзьями! Когда организатор может поддержать в процессе волнительной подготовки к выпускному балу, дать дельный совет или зарядить вас положительной энергией – подготовка становится ещё приятнее и легче. Кроме того, очень важно, чтобы ваше общение с организатором были непринуждённым и комфортным. Но не забывайте, что профессионализм и успешное мероприятие по результатам вашего взаимодействия превыше личных симпатий! Организатор должен вести себя подобающе своему статусу, всегда соблюдать законы пунктуальности и субординации, регулярно предоставлять отчеты о проделанной работе.
- Опыт работы в сфере организации выпускных вечеров. Наличие постоянных контрактов с подрядчиками сферы event-услуг и знание лучших площадок города вовсе не означает, что выбранный специалист способен грамотно составить смету и распланировать бюджет выпускного вечера, умеет оперативно принимать грамотные решения в стрессовой ситуации и продумывать комплексную концепцию мероприятия. Это вовсе не означает, что молодым организаторам или праздничным агентствам нельзя доверить организацию такого масштабного события! Такие подрядчики могут предложить выгодные условия, проявить искренний энтузиазм и взглянуть на организацию вашего праздника свежим взглядом! При работе с молодыми агентствами и организаторами главное грамотно построить диалог и выяснить уровень их профессиональной компетенции. Стоит задать ряд наводящих вопросов, смоделировать форс-мажорные ситуации, которые волнуют вас больше всего. Если ответы дадут вам понять, что перед вами – настоящий профессионал, ничего не мешает плодотворному и приятному сотрудничеству!
- Стоимость услуг. Выпускной вечер предполагает составление достаточно обширной сметы с большим количеством пунктов. Услуги профессионального организатора или праздничного агентства займут далеко не последнее место в перечне планируемых затрат. Организаторы событийных мероприятий чаще всего выставляют счёт на свои услуги в двух варианта: фиксированная оплата за подготовку праздника (например, 50000 рублей) или агентское вознаграждение в процентном соотношении (например, 10% от общей сметы мероприятия). У каждого родительского комитета свои взгляды на то, какую сумму они считают приемлемой для организации выпускного вечера. Но не стоит бояться дополнительных растрат на услуги организатора! Настоящий профессионал своего дела поможет вам с грамотным планированием праздничного бюджета, подскажет, где можно выгодно сэкономить, а где ни в коем случае экономить нельзя. Компетентный взгляд со стороны сделает подготовку к выпускному балу рациональной, лёгкой и приятной!
- График занятости организатора или праздничного агентства. Вы же отдаёте себе отчёт, что настоящих профессионалов своего дела с хорошей репутацией и высоким уровнем известности в вашем городе, разбирают ещё осенью или максимум после новогодних праздников?! Если вы хотите, чтобы организацией одного из самых счастливых дней в жизни ваших детей занимался компетентный и ответственный специалист, не оттягивайте выбор подрядчика на потом! Представьте, вы нашли «того самого» специалиста и уже хотите забронировать, как вдруг получаете в ответ фразу: «Эта дата уже занята». Неприятный осадок и судорожный поиск нового подрядчика – вот, что ждёт вас в следующие несколько недель. Советуем вам приступить к поиску праздничного организатора или событийного агентства в самом начале учебного года, пока в вашем распоряжении большое количество представителей сферы event-услуг!
В завершение хотим заметить, что приглашение профессионального организатора для подготовки выпускного вечера – мудрое решение и залог по-настоящему волшебного праздника! Даже если вы подойдёте к организации праздника со всей страстью и ответственностью, вы не сможете сделать торжество на столь же высоком уровне! К сожалению, вам просто не хватит знаний, поэтому большое количество важных нюансов и тонкостей «пройдёт мимо» вас. Лучше доверить организацию выпускного бала мастерам своего дела и наслаждаться безупречным праздником!