Выпускной вечер. Организация праздничного банкета
Организация праздничного банкета – одна из самых трудоёмких статей подготовки к выпускному балу!
Банкетная часть выпускного вечера требует большого количества временных и энергетических затрат, поскольку включает в себя целый спектр разноплановых задач. Выбор подходящей площадки, планирование расстановки столов и рассадки выпускников, родителей и педагогов, разработка меню, просчёт алкоголя – на решение всех насущных вопросов может уйти не один месяц! Кроме того, банкетная часть выпускного бала – самая дорогостоящая позиция в смете торжественного события.
В первую очередь, стоит позаботиться о выборе подходящей площадки для выпускного бала, городской или загородной. Об индивидуальных особенностях каждой из данных типов площадок, их преимуществах и недостатках, а также ключевых аспектах, на которые стоит обратить внимание при выборе идеальной локации, можно узнать в статье «Площадка для проведения выпускного бала: как сделать правильный выбор?»
Когда площадка для проведения торжества выбрана, необходимо забронировать её и составить договор оказания услуг.
Хотим дать небольшой совет: не вносите 100% или даже 50% предоплату за организацию банкета по предварительному просчёту стоимости.
Дело в том, что при детальном составлении меню итоговая сумма может значительно отличаться от первоначальной, в большую или меньшую стороны. Если итоговый чек банкета будет меньше внесённой оплаты, вам придётся долго согласовывать с рестораном возврат денежных средств, а если больше – проводить со всех присутствующих на мероприятии дополнительный сбор средств. И тот и другой варианты – это дополнительная трата времени и сил, которая вам ни к чему!
Оптимальный вариант – внести только сумму, кратную стоимости аренды банкетного зала или событийной площадки, или, в случае отсутствия такой позиции в смете, 10% от планируемой суммы общего чека. Остальные средства стоит внести уже после утверждения банкетного меню и алкоголя.
Теперь перейдём к ещё одной дорогостоящей позиции в смете банкетной части выпускного вечера – алкоголю!
Выпускники, родители и педагоги — каждого человека из этих групп необходимо учитывать при заказе алкогольных напитков. Не будем лукавить, на выпускном вечере звон бокалов будет звонко греметь за каждым столиком, поэтому не стоит упускать этот нюанс из виду!
Рестораны и событийные площадки диктуют собственную «алкогольную политику». Обычно, она представляет собой один из следующих вариантов: право закупки собственного алкоголя, составление алкогольного меню 50:50, пробковый сбор или полный запрет на закупку собственного алкоголя.
Выгоднее всего бронировать площадку с возможностью самостоятельной закупки алкоголя. Это отличный способ сэкономить деньги и быть уверенным во вкусовых характеристиках выбранных алкогольных напитков!
Хотим поделиться очень полезным «лайфхаком», который поможет рассчитать оптимальное количество алкоголя для выпускного бала!
Существует оптимальная формула, которой пользуются представители праздничных агентств и менеджеры банкетных площадок:
- Для просчёта количества крепких алкогольных напитков (водки, виски, джина, конька и т.п.) необходимо умножить 0,5 литра каждого напитка (средняя норма употребления в течение банкета) на количество человек, его употребляющих. Например, если 50 гостей пьют водку, стоит умножить 0,5 на 50, чтобы получить оптимальное количество бутылок. Такую формулу стоит использовать для подсчёта каждого наименования крепкого алкоголя.
- Для просчёта количества некрепких алкогольных напитков (шампанское, вино, мартини и т.п.) необходимо умножить 0,7 литра каждого напитка (средняя норма употребления в течение банкета) на количество человек, его употребляющих. Например, если 80 гостей планируют наслаждаться вином, стоит умножить 0,7 на 80, чтобы получить оптимальное количество бутылок. Такую формулу стоит использовать для подсчёта каждого наименования некрепкого алкоголя.
При расчёте алкоголя и использовании этой формулы нельзя забывать о некоторых важных правилах:
- вариативность напитков. Лишь малая часть присутствующих на выпускном вечере будет наслаждаться одним напитком в течение всего праздника. Учитывайте, что любители слабоалкогольных напитков могут переходить с одной позиции на другую (например, с шампанского на вино) или вовсе на крепкие напитки. Также, как и любители крепких алкогольных напитков могут менять позиции в течение банкета;
- наличие запаса. Выпускной вечер, как и любое банкетное мероприятие, может пойти по разным сценариям! Гости могут активно «налегать» на еду и напитки, поэтому важно позаботиться об адекватном количестве и определённом запасе. Как только алкоголь будет просчитан в соответствии с формулой или рекомендациями менеджера ресторана, добавьте к полученному количеству ещё 5-10 бутылок.
И помните: не стоит экономить на качестве алкоголя! Ни в коем случае не заказывайте напитки у непроверенных поставщиков и не приобретайте алкоголь без акцизных марок даже под предлогом значительной скидки. Такие покупки чреваты серьёзным алкогольным отравлением, испорченным праздником и другими негативными последствиями.
Если концепция вашего выпускного вечера предполагает наличие welcome-зоны с лёгким фуршетом, стоит подойти к этом к этому вопросу с умом и учесть ряд простых рекомендаций:
- не «перегружайте» фуршетный стол. Свежие фрукты и ягоды, канапе, лёгкие закуски и сыры – лучшие варианты угощений для welcome-зоны. Выпечка, бутерброды и другая «тяжёлая» пища – не лучший выбор для фуршетного стола. Такие угощения лишь перебьют аппетит и вызову ощущение тяжести в желудке;
- не забывайте об удобстве гостей. Все угощения должны быть порционными. Кроме того, их должно быть легко употреблять без столовых приборов и обеденного стола;
- руководствуйтесь чувством меры. Зачастую, на банкетную часть вечера выпускники, родители и педагоги приезжают с чувством лёгкого голода. При виде огромного фуршетного стола с большим разнообразием закусок мысли о банкете поневоле уходят на второй план. Хочется попробовать как можно больше вариантов угощения! В результате к началу банкета гости становятся вялыми и пассивными. Небольшой фуршетный стол с лёгкими закусками – отличное решение для welcome-зоны.
В завершение хотим упомянуть о самой сладкой части банкетного вечера – торте! Сразу уточним: торт не должен быть обязательным гостем выпускного бала.
Если вы всё же решили побаловать выпускников, родителей и педагогов вкусным и красивым десертом, делимся с вами очередным полезным «лайфхаком»: чтобы рассчитать оптимальный вес торта для выпускного бала, умножьте рекомендуемый вес порции (150-200 грамм) на количество присутствующих на торжестве. В таком случае никто не останется без угощения!