Выбор транспортной компании для выпускного вечера
Идеальная площадка для выпускного вечера не всегда находится в шаговой доступности от учебного заведения или даже в центре города!
Зачастую, этот волшебный и долгожданный праздник хочется провести подальше от посторонних глаз и ненужной суеты, наслаждаясь красивыми видами, чистым воздухом и чувством уединённости. Именно поэтому загородные событийные площадки с каждым годом набирают всё большую популярность и приковывают к себе внимание выпускников.
Несмотря на большое количество неоспоримых достоинств ресторанные загородные комплексы и событийные площадки имеют один маленький недостаток – они неизбежно влекут за собой вопросы праздничной логистики.
Трансфер такого большого количества человек (выпускников, их родителей, педагогов и дирекции учебного заведения) можно поставить в тупик и доставить массу проблем, если отнестись к нему безответственно или оставить на последний момент!
Если организацией вашего выпускного вечера занимается праздничное агентство или отдельный специалист, доверьте им организацию трансфера всех участников выпускного вечера. Уверяем вас, что представители сферы event-услуг намного компетентнее и опытнее в этом вопросе, поэтому стоит переложить трансфер на их плечи без лишних колебаний!
Если ответственность за организацию выпускного вечера несут представители родительского комитета, ситуация становится немного сложнее! При решении вопросов трансфера вам и вашим соратникам предстоит найти транспортную компанию и грамотно выстроить с ней диалог, чтобы в дальнейшем избежать форс-мажорных ситуаций и выбрать самое выгодное предложение.
В этой статье мы поделимся с вами подробной инструкцией по построению логистики на выпускном вечере!
В первую очередь, необходимо определиться с количеством человек, которых необходимо доставить до места проведения выпускного вечера. Некоторые семьи предпочтут отправиться на праздник на своём личном автомобиле (например, если один из её членов не употребляет алкоголь) или воспользоваться услугами такси. Итоговое количество человек существенно повлияет на выбор транспорта (большие автобусы, небольшие микроавтобусы и т.п.) и количество единиц транспорта. Вы же понимаете, что такое количество участников торжества может не получиться перевезти одним автобусом?! От того, сколько автобусов вам потребуется забронировать, может зависеть стоимость аренды. Дело в том, что некоторые компании предоставляют скидки при больших заказах.
Как только количество человек будет определено, вы сможете перейти ко второму этапу – сбору информации от транспортных компаний. Лучше всего делать это путём прямого диалога с менеджером транспортной компании по телефону или через онлайн-мессенджеры.
Маленький совет: целесообразно сделать выборку из 3-5 транспортных компаний вашего города. Осуществлять выборку перевозчиков лучше всего при помощи информационных порталов, посвященных организации праздников, и различных форумов.
При разговоре с менеджером транспортной компании постарайтесь собрать максимальное количество информации, которая пригодится для принятия взвешенного и конструктивного решения по выбору трансфера для выпускного бала.
Хотим помочь вам в этом сложном деле, поэтому делимся с вами списком вопросов, которые стоит задать компании-перевозчику:
- Какие форматы транспорта вы можете предложить на заявленное количество человек? Компания-перевозчик может иметь в своём арсенале разные типы автобусов, с помощью которых они смогут реализовать вашу заявку. Кроме того, в зависимости от количества человек вам могут потребоваться разные типа транспорта единовременно: например, 3 больших автобуса и несколько микроавтобусов.
- Какое количество посадочных мест в автобусе? На выпускном вечере каждый присутствующий должен чувствовать себя комфортно на каждом этапе торжества. Стоит ли говорить о том, что в транспорте у каждого должно быть своё место?! Варианты проезда стоя или «на коленках» у другого человека просто недопустимы!
- Свободны ли необходимые варианты транспорта в оговоренном количестве на дату выпускного вечера? Хотим привлечь ваше внимание к тому, что в летний сезон заниматься транспортным вопросом стоит не позже, чем за 2 месяца до выпускного бала. Не забывайте, что лето – самый загруженный праздниками сезон! Свадьбы, другие выпускные вечера, форумы и конференции – всем понадобятся услуги транспортных компаний.
- Работает ли компания-перевозчик по договору? Советуем найти компанию, которая осуществляет свою деятельность по договору. Для вас это будет определённой гарантией качества предоставляемых услуг и возможность своевременного решения любых форс-мажорных ситуаций или спорных моментов по оплате, предоставлению транспорта и т.п.
- Наклеена ли на автобусах информация рекламного характера, аэрография и иные элементы декоративного характера? Не всех участников выпускного вечера обрадует огромный рекламный баннер на автобусе. Лучше сразу прояснить этот момент во избежание курьёзных ситуаций!
- Есть ли в автобусе полки для перевоза вещей, цветов? Если вы планируете перевозить что-то из учебного заведения в день проведения торжества, предусмотрите этот важный нюанс.
- Оплата производится только за время или и за километраж? Этот вопрос особенно актуален для ресторанных комплексов и событийных площадок, находящихся за пределами города. Некоторые компании-перевозчики взимают за удалённость дополнительные средства помимо основной почасовой оплаты.
- Какое минимальное количество часов вам предстоит оплатить? У большинства транспортных компаний есть минимальное количество часов, подлежащих оплате для принятия заявки в работу. Заранее просчитайте примерное количество времени, на которое вам необходимы автобусы (путь до площадки и обратно). После этого постарайтесь найти компанию с наиболее подходящими условиями.
- Пользуется ли водитель навигатором, можно ли согласовать маршрут заранее? Велика вероятность, что ваш водитель ещё не знаком с выбранной для выпускного бала площадкой и никогда не бывал в приближённых локациях. Чтобы представителям родительского комитета или выпускникам не пришлось объяснить водителю дорогу, важно обговорить логистику заранее!
- Как будет одет водитель? Выпускной вечер – торжественное и значимое событие в жизни учеников, их родителей и педагогов. В этот день хочется любоваться красотой и изяществом в каждой мелочи! Водитель в потёртой куртке, грязной рубашке или растянутых старых брюках явно будет выбиваться из общей картины, поэтому он тоже должен выглядеть прилично и опрятно.
- Какого цвета и каких габаритных размеров будет предложенный автобус. Габаритные размеры необходимо будет сообщить менеджеру ресторана. Он должен сообщить вам, сможет ли такой автобус заехать на территорию ресторана и без усилий уехать обратно, высадив гостей. Цвет автобуса – вопрос вашего вкуса, поэтому не является принципиально важным фактором.
- Берётся ли дополнительная плата за простой в пробках или работу в ночное время? Празднование выпускного вечера может завершиться ближе к полуночи или даже позже, после чего всех участников торжества необходимо будет вернуть в оговорённое место. Кроме того, на пути к месту проведения торжества вы можете оказаться в плену пробок или других дорожных происшествий. Оплата дополнительного времени и тарифы транспортной компании не должны стать для вас неприятным сюрпризом!
- Моют ли транспортные средства перед подачей? Вы же не хотите отправиться на один из самых важных и прекрасных праздников в жизни каждого человека на грязном автобусе?! Очень важно заранее убедиться, что компания-перевозчик несёт полную ответственность за состояние предоставляемого транспорта!
- Предоставляет ли транспортная компания возможно посещения своего автопарка и предварительно осмотра автобусов? Самостоятельный осмотр – отличный способ обезопасить себя от «кота в мешке»! Если парк транспортной компании находится далеко за пределами города и его посещение практически невозможно, обязательно запросите «живые» фотографии предоставляемых автобусов.
- Предоставляет ли транспортная телефон водителя? У представителей родительского комитета и менеджера площадки для выпускного бала обязательно должен быть контакт для поддержания связи. Это необходимо, чтобы в случае задержки автобуса быть осведомлённым о смещение графика мероприятия и причинах задержки.
Эти вопросы позволяют получить исчерпывающую информацию о профессионализме транспортной компании, качестве предоставляемых услуг, её клиентоориентированности и ценовой политике.
После получения ответов от 3-5 выбранных компаний-перевозчиков, советуем вам сопоставить предложения и выбрать оптимальное с точки зрения соотношения «цена-качество»!
Определившись с транспортной компанией, можете смело переходить к последнему этапу организации логистики выпускного вечера – заключению договора.
Напоминаем о важном правиле: не соглашайтесь на сотрудничество с транспортной компанией без официального подтверждения ваших устных договорённостей! Выпускной вечер – достаточно масштабное и ответственное событие, поэтому такие риски не оправдывают себя!
При составлении договора важно проверить наличие в нём следующих пунктов:
- маршрут, а именно место сбора присутствующих на выпускном вечере, точный адрес событийной площадки или ресторанного комплекса, а также место возврата гостей по окончанию праздника;
- тип и количество транспортных средств: например, «автобус на 100 посадочных мест в количестве 3 единиц»;
- время, на которое арендуется каждая единица транспорта. Кроме того, в договоре обязательно должно быть прописано время начала и окончания работы водителя;
- дополнительные услуги, если они подразумеваются (украшение автобуса, перевозка багажа и т.п.);
- общая стоимость оказываемых услуг;
- дополнительные платежи (предоплата, повышенный тариф за ночное время и т.п.);
- штрафные санкции;
- условия расторжения договора и порядок разрешения спорных ситуаций.
В завершение хотим дать ещё один важный совет: постарайтесь задействовать транспортные единицы на минимальное количество часов путём сокращения простоя водителя и автобуса. Например, пусть водители доставят выпускников, их родителей и педагогов на событийную площадку к началу проведения выпускного вечера, после чего покинут её и вернутся за гостями только по окончанию мероприятия.
