Бюджет выпускного вечера
Планирование бюджета выпускного вечера – один из самых сложных и стрессовых моментов в подготовке праздника. Для грамотного составления бюджета и рационального распределения общей суммы по статьям расходов необходимо иметь полное представление, за что и сколько вы должны заплатить, где вы можете сэкономить и где, напротив, придётся потратить приличную сумму.
В первую очередь, необходимо провести предварительное планирование бюджета и скорректировать статьи расходов. Хотим поделиться с вами небольшой схемой, которая позволит подойти к планированию бюджета системно и легко:
- Определитесь с форматом и концепцией выпускного вечера. Событийная площадка за городом или банкетный зал в ресторане в самом его центре предлагают совершенно разные условия проведения мероприятия и влекут за собой специфические дополнительные расходы. Большое значение имеет и тип празднования: банкетное и фуршетное меню существенно варьируются по цене. Кроме того, необходимо понимать количество приглашённых подрядчиков. Планируете ли вы приглашать на выпускной вечер артистов, устраивать дополнительные интерактивные зоны, сделаете акцент на угощения или на развлекательную составляющую вечера – на эти вопросы стоит дать чёткий ответ перед составлением бюджета. При обсуждении учитывайте не только мнение родительского комитета, но и выпускников! Не забывайте, что в первую очередь это именно их праздник!
- Определитесь с финансовой стороной вопроса. У каждой семьи в вашем учебном заведении свой уровень дохода и определённые возможности для финансирования выпускного вечера. Кто-то может позволить себе потратить большую сумму на выпускной вечер своего ребёнка, а кто-то вынужден действовать в очень жёстких рамках. Вам необходимо найти золотую середину и определить сумму, которая не обременит никого из выпускников и их родителей и при этом позволит организовать достойный праздник. Также важно понимать, что для некоторых семей может быть проблематично внести всю сумму единовременно, поэтому советуем распределить расходы на первостепенные и отсроченные, чтобы дать выпускникам возможность сдавать деньги в несколько этапов.
- Расставьте приоритеты и уменьшите затраты. На что вы хотите сделать акцент на выпускном вечере, а где готовы сэкономить и отказаться от отдельных элементов? Например, если вы не готовы экономить на площадке, банкетном меню и напитках, постарайтесь сократить расходы на оформление зала и дополнительные развлечения (например, на живой звук). Не жалейте времени на детальную проработку представителей сферы event-услуг в вашем городе! Постарайтесь подобрать оптимальных специалистов по стоимости и перечню предоставляемых услуг. Вполне вероятно, что вы сможете значительно сэкономить, сохранив при этом уровень мероприятия!
- Принимайте во внимание мелкие расходы. В процессе подготовки к выпускному вечеру в бюджете будут постоянно «всплывать» новые пункты, состоящие из важных мелочей. Ленточки для выпускников, цветы, атрибуты для конкурсной программы – всё это в конечном итоге будет занимать значительную часть бюджета. Прежде чем приступить к составлению сметы, стоит определить верхнюю границу бюджета по каждой статье расходов, которую категорически нельзя переступать.
- Составьте первичную детализированную смету. Для предварительного просчёта советуем составить бюджета исходя из всех ваших пожеланий и требований. Не забудьте добавить к каждой статье расходов непредвиденные расходы, ведь по итогу они составляют 5-10% от общей суммы бюджета. Когда у вас перед глазами будет полная картина, вы сможете чётко понять, где можно сэкономить и от чего можно вовсе отказаться без существенных потерь. Будьте готовы, что первичная смета будет корректироваться в процессе подготовки к выпускному вечеру несколько раз!
Теперь предлагаем вам поговорить об основных статьях расходов выпускного вечера и распределении средств между ними!
Традиционно, основными составляющими бюджета выпускного вечера становятся аренда ресторана, фотосъёмка, видеосъёмка, праздничное оформление, развлекательная программа, услуги организатора (праздничного агентства) и мелкие расходы. Предлагаем вам разобраться в процентном распределении бюджета на каждую статью расходов и её специфических особенностях:
- Аренда событийной площадки или ресторана, банкетное обслуживание. Данная статья расходов занимает приблизительно 40% от общего бюджета выпускного вечера. Расходы на проведение банкетной части выпускного вечера занимают львиную долю бюджета, существенно варьируясь от особенностей конкретной площадки, количества человек и формата обслуживания. При бронировании конкретного заведения узнайте у менеджера максимальную и комфортную вместимость площадки, зависимость стоимости от времени и дня недели, возможность самостоятельного закупа алкоголя. Если банкетная площадка предлагает бесплатную пробную дегустацию, не отказывайте от этой возможности! Так вы убедитесь в том, что качество блюд соответствует вашим ожиданиям и требованиям.
- Фото- и видеосъёмка выпускного вечера. Данная статья расходов занимает приблизительно 15% от общего бюджета выпускного вечера. В зависимости от ваших приоритетов затраты могут существенно варьироваться в большую или меньшую сторону. Например, в случае ограниченного бюджета вы можете пренебречь видеосъёмкой и сделать акцент на выразительные качественные фотографии. Если вам хочется сохранить происходящее на фото и видео, вы можете сократить часы работы видеографа и ограничиться съёмкой только торжественной части выпускного вечера. Также не забывайте о дополнительных расходах! Если вы хотите, чтобы у каждого выпускника остался памятный фотоальбом, его съёмку необходимо провести заранее и заложить на это определённое количество денежных средств.
- Услуги организатора событийных мероприятий или праздничного агентства. Данная статья расходов занимает приблизительно 10% от общего бюджета выпускного вечера. Организация выпускного вечера – довольно сложная задача, поэтому решение привлечь к этому важному делу специалиста является довольно обоснованным и целесообразным! Зачастую организаторы осуществляют свою деятельность по принципу агентского вознаграждения, которое в среднем составляет 10% от общего бюджета выпускного бала. Некоторые агентства требуют за свои услуги фиксированную денежную сумму, но таких организаций или персон значительно меньше.
- Праздничное оформление и флористика. Данная статья расходов занимает приблизительно 10% от общего бюджета выпускного вечера. Под декором выпускного вечера подразумевается украшение учебного заведения, а именно места вручения аттестатов (актовый зал и т.п.), и места проведения банкетной части. Если выпускной бал проходит в одной локации от начала и до конца, это значительно снижает затраты на праздничное оформление. Под флористикой подразумеваются букеты, вручаемые педагогам и руководящему составу учебного заведения. Стоимость флористики напрямую зависит от выбранных цветов и масштабности букетов. Вовсе не обязательно тратиться на огромные букеты роз, достаточно обойтись скромные и элегантными букетами.
- Развлекательная программа выпускного вечера. Данная статья расходов занимает приблизительно 15% от общего бюджета выпускного вечера. В первую очередь, речь идёт о ведущем праздника. В среднем, работа ведущего на выпускном вечере продолжается от 4 до 6 часов. Но это лишь вершина «айсберга». Настоящий профессионал начинает свою работу заблаговременно, разрабатывая программу вечера в соответствии с пожеланиями родителей и выпускников. В среднем услуги ведущего варьируются в ценовом диапазоне от 30000 до 100000 рублей. Помимо ведущего в развлекательную программу могут входить артисты (например, музыкальная группа) и интерактивные зоны (например, фотобудка). Советуем вам осуществлять подбор подрядчиков исходя из масштабности вашего праздника! К примеру, если бюджет ограничен, достаточно пригласить сольного исполнителя или дуэт. В случае большого количества свободных денежных средств, можете задуматься о музыкальной группе и нескольких интерактивных зонах.
- Мелкие расходы. Данная статья расходов занимает приблизительно 5% от общего бюджета выпускного вечера. Позиции, входящие в этот перечень, могут быть самыми разнообразными: ленточки выпускников, воздушные шары, призы для конкурсов ведущего и т.п. Всё зависит от концепции выпускного вечера и программы мероприятия.
В завершение, хотим напомнить главное правило грамотного и рационального составления бюджета для выпускного вечера: нельзя определять конкретные суммы и приступать к планированию расходов, предварительно не изучив рынок event-услуг! Если вы определяете сумму, которую каждый участник предстоящего выпускного вечера должен вложить в организацию, наугад или в размытых границах, вы неизбежно попадёте в неловкую ситуацию.
Изучение индустрии праздников, общение с выпускниками прошлых лет и их родителями поможет вам понять специфику предложения event-сферы, сориентироваться в многообразии цен и найти для себя наиболее выгодные варианты!